گزارش سنی مطالبات و برنامه وصول مشتریان
چطور مانده مشتریان را بر اساس سررسید اولویت‌بندی و ریسک سوخت‌شدن را کنترل کنیم.
نویسنده: تحریریه تخصصی حسابداری تو
مسئله از کجا شروع می‌شود؟
رقم کل مطالبات نشان نمی‌دهد کدام مانده تازه، سررسیدگذشته، مورد اختلاف یا کم‌احتمال‌الوصول است.
قبل از ثبت یا تصمیم‌گیری، رویداد مالی، تاریخ، مبلغ، طرف حساب و مدرک پشتیبان را کنار هم قرار دهید. نبود هرکدام باید به‌عنوان ابهام ثبت شود، نه اینکه با حدس پر شود.
روش اجرایی مرحله‌به‌مرحله
مطالبات را در بازه‌های سنی تفکیک، فاکتور و دریافت را تسویه و برای هر مانده سررسیدگذشته مسئول و اقدام بعدی تعیین کنید.
نتیجه هر مرحله را با مسئول، تاریخ بررسی و مدرک مرتبط نگهداری کنید تا بازبینی ماهانه و رسیدگی بعدی سریع و قابل اتکا باشد.
کنترل‌هایی که نباید حذف شوند
سقف اعتبار، تأیید فروش نسیه، هشدار عبور از سررسید و تطبیق تأییدیه مشتری کنترل‌های پایه‌اند.
ثبت‌کننده، تأییدکننده و شخصی که ثبت قطعی را انجام می‌دهد در کسب‌وکارهای دارای تیم مالی بهتر است از هم تفکیک شوند؛ در تیم کوچک نیز تأیید دومرحله‌ای مدیر ریسک خطا را کم می‌کند.
اشتباه‌های رایج
ثبت دریافت بدون تخصیص به فاکتور، تهاتر بدون مدرک و تمدید مکرر سررسید کیفیت گزارش را کم می‌کند.
اصلاح سند قطعی باید با دلیل، سند معکوس یا روال ابطال قابل ردیابی انجام شود. پاک‌کردن سابقه، اتکاپذیری گزارش و دفاع مالیاتی را ضعیف می‌کند.
چک‌لیست پایان کار
مدرک پشتیبان، تاریخ، دوره مالی، کد حساب، طرف حساب، مرکز هزینه، جمع بدهکار و بستانکار و وضعیت تأیید را کنترل کنید.
اگر موضوع بر مالیات، بیمه یا صورت‌های مالی اثر بااهمیت دارد، پیش از اقدام نهایی نظر حسابدار یا مشاور دارای صلاحیت را بگیرید و نسخه جاری مقررات را از مرجع رسمی بررسی کنید.
پرسش‌های پرتکرار
گزارش سنی بر اساس تاریخ فاکتور باشد یا سررسید؟
برای مدیریت وصول معمولاً سررسید مبناست؛ اما تاریخ فاکتور نیز برای تحلیل طول چرخه فروش و کنترل قرارداد مهم است.