کنترل حساب‌های پرداختنی و جلوگیری از پرداخت تکراری
تطبیق سفارش، دریافت کالا، فاکتور و پرداخت برای مدیریت بدهی تأمین‌کنندگان.
نویسنده: تحریریه تخصصی حسابداری تو
مسئله از کجا شروع می‌شود؟
یک فاکتور ممکن است با شماره متفاوت دوباره ثبت شود یا قبل از تأیید تحویل کالا پرداخت گردد.
قبل از ثبت یا تصمیم‌گیری، رویداد مالی، تاریخ، مبلغ، طرف حساب و مدرک پشتیبان را کنار هم قرار دهید. نبود هرکدام باید به‌عنوان ابهام ثبت شود، نه اینکه با حدس پر شود.
روش اجرایی مرحله‌به‌مرحله
فاکتور را به سفارش و رسید کالا/خدمت وصل کنید، شناسه یکتا بسازید و برنامه پرداخت را بر مبنای سررسید و جریان نقد بچینید.
نتیجه هر مرحله را با مسئول، تاریخ بررسی و مدرک مرتبط نگهداری کنید تا بازبینی ماهانه و رسیدگی بعدی سریع و قابل اتکا باشد.
کنترل‌هایی که نباید حذف شوند
تغییر شماره حساب فروشنده، پرداخت خارج از قرارداد و فاکتور تکراری باید نیازمند تأیید مستقل باشند.
ثبت‌کننده، تأییدکننده و شخصی که ثبت قطعی را انجام می‌دهد در کسب‌وکارهای دارای تیم مالی بهتر است از هم تفکیک شوند؛ در تیم کوچک نیز تأیید دومرحله‌ای مدیر ریسک خطا را کم می‌کند.
اشتباه‌های رایج
اتکا به نام فروشنده بدون شناسه فاکتور و پرداخت از روی تصویر پیام‌رسان، احتمال خطا و تقلب را بالا می‌برد.
اصلاح سند قطعی باید با دلیل، سند معکوس یا روال ابطال قابل ردیابی انجام شود. پاک‌کردن سابقه، اتکاپذیری گزارش و دفاع مالیاتی را ضعیف می‌کند.
چک‌لیست پایان کار
مدرک پشتیبان، تاریخ، دوره مالی، کد حساب، طرف حساب، مرکز هزینه، جمع بدهکار و بستانکار و وضعیت تأیید را کنترل کنید.
اگر موضوع بر مالیات، بیمه یا صورت‌های مالی اثر بااهمیت دارد، پیش از اقدام نهایی نظر حسابدار یا مشاور دارای صلاحیت را بگیرید و نسخه جاری مقررات را از مرجع رسمی بررسی کنید.
پرسش‌های پرتکرار
آیا هر فاکتور تأییدشده باید فوراً پرداخت شود؟
خیر؛ تاریخ سررسید، شرایط قرارداد، کسورات و وضعیت جریان نقد باید در برنامه پرداخت لحاظ شود.